Metodologías ágiles para el desarrollo de aplicaciones basadas en procesos de negocio como servicio (BPMaaS): (II) BPM: RAD®

Según el Club-BPM [1] BPM:RAD^® (Rapid Analysis & Design) es una metodología ágil y dinámica desarrollada para abordar proyectos de gestión por procesos (BPM) sobre una arquitectura empresarial y alineada con la planificación estratégica de la organización.

Basada en los estándares y mejores prácticas del mercado y totalmente independiente a cualquier software, permite acelerar la primera etapa de los proyectos BPM ahorrando hasta un 70% de tiempo en el modelado y diseño.

Asimismo, fomenta el trabajo en equipo y facilita una gestión del cambio más rápida y efectiva para implantar la  gestión por procesos (BPM) en la organización desde una visión holística de los procesos.

La siguiente figura contempla esta visión holística, donde los procesos y el usuario final o cliente se encuentran en el centro y se relacionan con la organización, la estrategia, los sistemas informáticos, los datos y otros sistemas de gestión.

Metodología BPM: RAD^®. Visión holística de los procesos (Fuente: [3])

La metodología BPM: RAD^® emplea sesiones ágiles de trabajo denominadas “sesiones BPM: RAD^®” en las que participa un equipo de personal multidisciplinar formado por usuarios funcionales y expertos en TI entre los que se encuentran un arquitecto de procesos, un modelador de BPMN, un director de proyecto y un facilitador o moderador capacitado en técnicas de gestión de conflictos, gestión del tiempo y con experiencia en la gestión de proyectos de BPM. Cada sesión ágil de trabajo debe estar bien preparada y su duración mínima recomendada es de cuatro horas al día.

Según Renato de Laurentiis [4]:

“Hoy en día las organizaciones deben tener la habilidad no solo de hacer cosas nuevas, sino de hacerlas bien desde el principio, con rapidez, identificando acertadamente qué hacer y cómo hacerlo, mitigando los riesgos y teniendo agilidad de adaptarse y aplicar ajustes y mejoras rápidamente […]

Una sesión BPM: RAD^® es la combinación estructurada de técnicas, recursos humanos y herramientas, orientado a definir, documentar y validar: modelos de negocio, arquitectura empresarial, requerimientos de sistemas de información, reglas de negocio y diseños BPM de una forma rápida y eficaz, y con un alto grado de calidad.

[…] La metodología guía la dinámica de las sesiones ágiles de trabajo para generar la inteligencia colectiva y promover la generación de nuevas ideas para lograr diseños de procesos óptimos orientados a la automatización en el BPMS.”

Al finalizar la sesión BPM: RAD^® todo debe quedar documentado, para ello el analista modelador recoge y valida simultáneamente los modelos, requerimientos de negocio y diseños utilizando para ello una herramienta iBPMS. Según Renato de Laurentiis, de estas sesiones se suele obtener aproximadamente el 80% del total de la modelización y diseño del proyecto.

Renato de Laurentiis [5] considera que sobre los fundamentos, conocimientos y habilidades de los equipos de proyecto y de la organización se debe dotar además de una metodología, técnicas y herramientas para abordar con éxito los proyectos de aplicaciones BPMaaS.

Elementos para los equipos de proyectos BPM (Fuente: [6]) 

Como representa la siguiente figura, Renato de Laurentiis [6] subraya la importancia de afrontar una gestión por procesos con metodologías y enfoques modernos, renunciando a enfoques tradicionales ya caducados. Señala que es ineficiente levantar el estado actual (“as-is”) del proceso para posteriormente abordar el estado deseado (“to-be”). Asimismo, destaca la importancia de los eventos a la hora de identificar y desarrollar los procesos de negocio y no solamente contemplar las entradas y salidas.

Enfoques obsoletos vs nuevos en la gestión por procesos moderna (Fuente: [6])

A continuación, la figura representa el ciclo de vida para el desarrollo de aplicaciones basadas en procesos como servicio (BPMaaS) y las tecnologías de aplicación en cada una de sus fases.

Tecnologías BPM de aplicación en el ciclo de vida de las aplicaciones BPMaaS (Fuente: [5])

Como se puede observar en la siguiente figura, la metodología BPM: RAD^® se enfoca en la modelización, diseño, optimización y alineación estratégica de los procesos de negocio; y la monitorización y mejora continua. No contempla el desarrollo, integración e implementación del proceso, es decir su automatización o implementación de aplicación como servicio. Según Renato de Laurentiis [6] para el desarrollo, integración e implantación se utilizan metodologías ágiles para proyectos de desarrollo de software como scrum, para evitar los temidos “cuellos de botella” que demoran la entrega rápida de software.

Metodología BPM:RAD^® y sus cinco fases (Fuente: [1])

Esta metodología ágil distingue cinco fases, cuatro de ellas para la modelización, diseño, optimización y alineación estratégica; y otra para la monitorización y mejora continua.

Modelización, diseño, optimización y alineación estratégica:

Fase 0. Preparación del proyecto. Se planifica el proyecto y se preparan las sesiones BPM:RAD^®.

Fase 1. Modelos lógicos. Fase rápida centrada en el ¿qué? y ¿por qué? Su objetivo es realizar el modelo a nivel lógico del “to-be” donde no importa quién, cómo, cuándo o dónde se hará.

Ejemplo de modelo lógico de la metodología BPM:RAD^® (Fuente: [3]) 

Fase 2. Modelos de funcionamiento. Fase rápida para hacer una primera visión a alto nivel e identificar sobre el modelo lógico cómo queremos implementar el modelo físico: servicios CIS/TIC, canales, tareas automatizadas, etc. Fase entre el modelo lógico y el físico.

Ejemplo de modelo de funcionamiento de la metodología BPM:RAD^® (Fuente: [3])

Fase 3. Diseño y alineación estratégica. Fase centrada en el ¿cómo? ¿quién? ¿cuándo? y ¿dónde?, nivel físico para diseñar desde el punto de vista de requerimientos de negocio los roles, formularios, indicadores, etc.

Ejemplo de diseño BPM de la metodología BPM:RAD^® (Fuente: [3])

Monitorización y mejora continua:

Fase 4. Monitorización y mejora continua. Fase centrada en medir y analizar los indicadores implementados en las fases anteriores para abordar el proceso de mejora continua.

Otro elemento fundamental además de la metodología BPM: RAD^® para los proyectos BPM son las técnicas utilizadas. Estas técnicas facilitan la obtención de resultados ágiles y de calidad.

Las principales técnicas utilizadas en BPM: RAD^® son:

1. Técnica de los eventos. Sirve para definir el alcance del proyecto e identificar los procesos a desarrollar dentro de una función o macroproceso que se abordará como proyecto. Tradicionalmente la identificación de procesos se limita a Proveedores-Entradas-Procesos-Salidas-Clientes (en inglés SIPOC). Sin embargo, los procesos nacen de la necesidad de responder ante un evento, por lo que identificar estos eventos facilitan la identificación de los procesos.

Técnica de eventos para identificar procesos (Fuente [3]) 

La técnica de eventos facilita la estructura de los procesos y una mejor comprensión de los procesos.

2. Técnica del diagrama estructurado. Encargada de estructurar los procesos identificados mediante la técnica de eventos. La siguiente figura representa el diagrama de estructura de descomposición hacia abajo de los procesos, subprocesos, actividades y tareas, desde lo general a lo más específico. Es la base para componer hacia arriba la jerarquía global de procesos y las vistas o mapas de procesos de la organización.

Ejemplo de estructuración de procesos según la metodología BPM:RAD^® (Fuente: [3])

3. Técnica para diagramar flujos de procesos. Técnica para diagramar los flujos de los procesos identificados y estructurados anteriormente con la notación estándar BPMN 2.0.

4. Técnica de modelización conceptual de datos. Encargada de levantar el modelo de datos a nivel conceptual, es decir qué datos e información es necesario contemplar, no cómo. El modelo entidad-relación sirve para representar las reglas de negocio a través de las relaciones con las entidades de datos.

5. Técnica de integración de procesos y datos. Para integrar el modelado de procesos y datos se utiliza la matriz CRUD (1) de actividades y entidades de datos.

Ejemplo de matriz CRUD de procesos y datos (Fuente: [3])

6. Técnica del diseño derivado. Usada en la fase del modelo de funcionamiento para pasar desde el modelo lógico (análisis, qué y por qué) al modelo físico (diseño, cómo, quién, cuándo, dónde) teniendo siempre en cuenta la situación deseada o “to-be”. Debe ser rápida, entre una o varias horas aproximadamente. Consiste en identificar el cómo hacerlo: actividades manuales, automatizadas, servicios CIS/TIC, canales, etc. Para ello se pueden utilizar artefactos como notas o código de colores.

7. Técnica de diseño BPM. Consiste en modelizar los procesos anteriores sobre una plataforma de BPM que permita generar flujos de trabajo o workflows, implementar la gestión documental, metadatos, roles, distribución de cargas, indicadores de control, etc. Independiente del software se centra en los requerimientos del contexto operativo o negocio.

8. Técnica de identificación y especificación de indicadores. Sobre la matriz de alineamiento estratégica y táctica de los procesos se identifican y especifican los indicadores necesarios para el seguimiento del grado de cumplimiento de cada proceso con los objetivos, metas y estrategia de negocio o contexto operativo. Se clasifican en indicadores estratégicos, tácticos y operativos.

Técnica para la alineación de los procesos a la estrategia empresarial de la metodología BPM:RAD^® (Fuente: [3])

Esta técnica de identificación y especificación de indicadores se puede alinear para complementar con la cascada de metas de COBIT^® 2019 y sus metas empresariales y de alineamiento.

A modo de conclusión, una metodología para el desarrollo de aplicaciones BPMaaS debería tener en cuenta las siguientes buenas prácticas:

• Emplear sesiones de trabajo intensivas con una duración mínima recomendada de cuatro horas al día donde participa un equipo de personal multidisciplinar formado por usuarios funcionales y expertos en TI.
• Utilizar la técnica de eventos para definir el alcance del proyecto e identificar los procesos a desarrollar dentro de una función o macroproceso que se abordará como proyecto.
• Utilizar la técnica del diagrama estructurado para estructurar los procesos identificados mediante la técnica de eventos. Descomponer hacia abajo los procesos, subprocesos, actividades y tareas, desde lo general a lo más específico.
• Utilizar la técnica de integración de procesos y datos a través de la matriz CRUD de actividades y entidades de datos.
• Utilizar la técnica del diseño derivado para identificar el diseño físico, cómo hacerlo teniendo siempre en cuenta la situación  deseada o “to-be”. Identificar actividades manuales, automatizadas, servicios CIS/TIC, canales, etc. Para ello se pueden utilizar artefactos como notas o código de colores.
• Utilizar la técnica de identificación y especificación de indicadores alineada con la cascada de metas de COBIT^® 2019.

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(1) Crear, Leer, Actualizar y Borrar (en inglés, Create, Read, Update and Delete).

Bibliografía:

[1]    “Metodología Ágil BPM:RAD^® - Rapid Analysis & Design | Club-BPM.” https://www.club-bpm.com/Metodologia-BPM-RAD.htm (accessed Dec. 25, 2020).

[2]    “Club-BPM® Quiénes somos.” https://www.club-bpm.com/Quienes-Somos.htm (accessed Dec. 25, 2020).

[3]    “Metodología BPM:RAD^® - Club-BPM - YouTube.” https://www.youtube.com/watch?v=m8WXOOVFlms (accessed Dec. 25, 2020).

[4]    “Proyectos ‘Quick Win’ de Transformación Digital de Procesos con Metodología Ágil BPM:RAD - YouTube.” https://www.youtube.com/watch?v=ekTG7MyBTA4 (accessed Dec. 25, 2020).

[5]    “Metodología Ágil BPM RAD para la Gestión, Automatización e Inteligencia de Procesos - YouTube.” https://www.youtube.com/watch?v=NBMJooA8XIA&feature=emb_logo (accessed Dec. 25, 2020).

[6]    R. de Laurentiis Gianni, “Arquitectos de Procesos Digitales y Arquitectos Empresariales Digitales”, 2020.