Metodología de gobierno, dirección y gestión TIC para la transformación digital en el Ministerio de Defensa de España: Guía práctica para el desarrollo ágil de aplicaciones basadas en procesos como servicio (BPMaaS)
Autor: Alonso Pradillo, José Luis
Directores: Ares Tarrío, Miguel Ángel y Rodríguez Rodríguez, Francisco Javier.
Resumen: Con el título "Metodología de gobierno,dirección y gestión CIS/TIC para la transformación digital en el Ministerio deDefensa de España: Guía práctica para el desarrollo ágil de aplicacionesbasadas en procesos como servicio (BPMaaS)" este trabajo se sitúa en el
ámbito del proceso de transformación digital de las organizaciones; el
gobierno, dirección y gestión de los servicios CIS/TIC; la gestión por procesos;
la gestión de los datos, de la información y del conocimiento; y la gestión del
cambio para cerrar la brecha existente entre negocio y tecnología con un
enfoque ágil que permita a equipos multidisciplinares desarrollar e implementar
aplicaciones de forma rápida, segura y de calidad en un marco global e integral
de arquitectura empresarial y gobierno corporativo.
El objetivo principal de este proyecto es realizar
una metodología para el desarrollo ágil de aplicaciones basadas en procesos
como servicio (BPMaaS) en el marco de la transformación digital del Ministerio
de Defensa de España.
Para ello, y como guía de esta investigación se
propone un modelo multidimensional en estrella basado en las cinco dimensiones
de la transformación digital del Ministerio de Defensa: organización y
personas, procesos de negocio, productos de información, servicios CIS/TIC y
seguridad de la información.
El autor, tras realizar una revisión sistemática
de la literatura que contextualiza el tema, recorre las dimensiones de este modelo
en estrella para conformar el marco teórico y el estado del arte. Asimismo,
durante este recorrido recoge a modo de resumen las ideas y aprendizaje
adquirido para construir una guía metodológica práctica que sintetiza e integra
todo este conocimiento.
Esta guía metodológica puede servir de referencia
a organizaciones públicas o privadas para abordar el proceso de transformación
digital.
Palabras
clave: COBIT, BPM, datos,
información y conocimiento, metodología ágil, SOA, transformación digital,
arquitectura empresarial.
1. Introducción
El desarrollo de una metodología de gobierno, dirección y
gestión CIS/TIC es una herramienta fundamental para abordar con éxito el
proceso de transformación digital en el Ministerio de Defensa.
Este proceso se apoya en tres pilares fundamentales: los
procesos de negocio, los productos de información y los servicios CIS/TIC, que
junto a la organización y las personas y a la seguridad de la información
conforman las cinco dimensiones en las que la segunda parte del Plan de Acción
del Ministerio de Defensa para la Transformación Digital (PATD-2) [1] agrupa y
estructura sus actuaciones, encaminadas a cerrar la brecha actualmente
existente entre negocio y tecnología.
Hoy nadie duda de la necesidad de implementar este proceso
de transformación digital en sus organizaciones para ser más competitivos o
incluso subsistir en un mundo incierto, cambiante y turbulento en el que nos ha
tocado vivir, y donde la gestión del cambio y la tecnología están siendo uno de
los factores más decisivos y fundamentales para alcanzar el éxito en este
proceso que requiere un cambio cultural en las personas y en las
organizaciones, no solamente en la tecnología.
En este sentido, el autor ha encontrado una excelente
oportunidad para sumar sinergias desde el ámbito formativo y profesional para
abordar este proyecto de investigación enfocado a crear una guía práctica para
el desarrollo ágil de aplicaciones basadas en procesos como servicio (BPMaaS)
desde una perspectiva orientada a procesos que combina y compila las ideas más
importantes del aprendizaje adquirido tras analizar la información relevante
recopilada en el estado del arte.
Por todo ello, el proyecto lleva por título: “Metodología de
gobierno, dirección y gestión CIS/TIC para la transformación digital en el
Ministerio de Defensa de España: Guía práctica para el desarrollo ágil de
aplicaciones basadas en procesos como servicio (BPMaaS)”. Se espera que este
proyecto sea de utilidad para abordar con éxito el proceso de transformación
digital del Ministerio de Defensa, además de poder servir de referencia a
organizaciones y empresas tanto públicas como privadas.
2. Desarrollo
y resultados
Tomando como base los estándares, mejores prácticas y marcos
de referencia y usando COBIT® 2019 [2] como “marco paraguas” este
proyecto busca una metodología para el gobierno, dirección y gestión CIS/TIC
sobre una estructura y distribución de responsabilidades que permita tomar
decisiones y cierre la brecha actualmente existente entre negocio y TI para lograr
los objetivos estratégicos marcados por el MDEF y monitorizar su control y
seguimiento para facilitar la toma de decisiones.
Tras la contextualización del tema y del enfoque del
proyecto dentro del ámbito normativo, académico y profesional en el momento
actual y partiendo del PATD-2 [1] del MDEF, se realiza un recorrido guiado
utilizando el modelo METRO elaborado para analizar y recoger en una tabla
resumen las ideas, lecciones aprendidas y buenas prácticas más significativas
fruto de los estándares, marcos de referencia y revisión sistemática de la
literatura, de los fundamentos teóricos y prácticos adquiridos en el máster
DIRETIC y de la experiencia laboral y profesional del autor para elaborar una
guía práctica para el desarrollo ágil de aplicaciones basadas en procesos como
servicio (BPMaaS) objetivo principal de este trabajo.
La guía práctica propuesta en el punto 3 de la memoria, identifica
y orquesta los procesos, actividades, tareas, eventos, datos, metadatos,
productos de información, servicios, roles, técnicas y herramientas necesarios
para abordar de una forma ágil, rápida y flexible la gestión del cambio en el
proceso de transformación digital del departamento. Alineada con los principios
y directrices generales de la Política CIS/TIC del Ministerio de Defensa
(Política CIS/TIC) [3] y apoyada en el marco técnico de referencia de una
arquitectura empresarial o Arquitectura Global CIS/TIC del Ministerio de
Defensa (AG CIS/TIC) [4] permite que equipos de trabajo multidisciplinares,
formados por personal de negocio y tecnología, satisfagan las necesidades de
los usuarios finales a través del desarrollo de aplicaciones basadas en
procesos como servicio (BPMaaS), en el menor tiempo posible y sin renunciar a
la seguridad ni a la calidad. Este nuevo paradigma de desarrollo de software es
el motor principal del Plan de Acción del Ministerio de Defensa para la
Transformación Digital (PATD) y de este proyecto, permite trasvasar el
conocimiento tácito en poder de las personas a conocimiento explícito para la
organización a través del modelado y automatización de los flujos de trabajo
que implementan la lógica de negocio.
Para facilitar el seguimiento y control de los objetivos
específicos y conseguir el objetivo general de desarrollar una metodología
completa y coherente con el PATD del MDEF, en este trabajo se crea un modelo
multidimensional en estrella compuesto por la dimensión tiempo más las cinco
dimensiones en las que el PATD-2 agrupa sus actuaciones: organización y
personas, procesos de negocio, productos de información, seguridad de la
información y servicios CIS/TIC. Esta dimensión tiempo recoge el instante en el
que se registra un hecho o evento en el modelo y facilita el análisis de datos
sobre la línea del tiempo.
La figura 1 representa el modelo Multidimensional en
Estrella para la TRansformación Digital de la Organización (modelo METRO) que
con una visión holística guía el método de trabajo para el desarrollo de la
metodología de gobierno, dirección y gestión CIS/TIC aplicada al desarrollo
ágil de aplicaciones basadas en procesos como servicio (BPMaaS), objetivo
general de este proyecto.
Desde esta visión multidimensional, el modelo METRO permite
registrar en tablas resumen todos los hechos y eventos relacionados con la dinámica
de aprendizaje y buenas prácticas de utilidad para la metodología propuesta.
Asimismo, permite abstraer la complejidad técnica y unifica en un único punto
de vista distintos enfoques de otros modelos empleados en el marco de la
arquitectura empresarial sin perder la
trazabilidad hacia ellos, por lo que es una buena herramienta para comunicar,
controlar y seguir el grado de avance del proceso de transformación digital del
Ministerio de Defensa (MDEF).
El proyecto analiza diversos temas de interés relacionados
con el proceso de transformación digital que deben abordar las organizaciones y
empresas tanto públicas como privadas y que afectan a la sociedad en su
conjunto. Conceptos como arquitectura empresarial (AE), gobierno CIS/TIC, liderazgo, gestión por procesos de negocio
(BPM, por sus siglas en inglés de Business Process Management), gestión de los
datos, la información y el conocimiento (GIC), gestión de los servicios
CIS/TIC, gestión de la seguridad de la información (SEGINFO), gestión de proyectos
en el ámbito CIS/TIC, entre otros.
Asimismo, destaca la importancia que tienen en este nuevo
paradigma de desarrollo de software basado en procesos como servicio los
conceptos de interoperabilidad y de arquitectura orientada a servicios (SOA por
sus siglas en inglés), ya que junto con la gestión por procesos (GpP o BPM por
sus siglas en inglés) forman un tándem perfecto para integrar los sistemas de
información y aplicaciones legados actualmente existentes en las
organizaciones, silos de información aún en producción y de cuyas
funcionalidades no se puede prescindir a corto plazo.
Además, en el ámbito de la administración electrónica la ley
39/2015 del Procedimiento Administrativo Común (LPAC) [5] y la ley 40/2015 de
Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP) [6] exigen a la Administración
General del Estado (AGE) implementar una correcta gestión de documentos
electrónicos. Por ello, el Ministerio de Defensa ha elaborado su política de
gestión de documentos electrónicos (PGDE-MDEF) [7] y su esquema de metadatos
para la gestión del documento electrónico (eEMGDE-MDEF) [8], herramienta
fundamental para implementar una eficaz gestión de los activos de información a
lo largo de todo el ciclo de vida.
Para el ciclo de vida de la información, incluido en la dimensión
III del modelo METRO, la metodología usa de referencia las 11 guías de
aplicación para la implantación de la política de gestión de documentos
electrónicos de la AGE [9] y las buenas prácticas en la gestión de datos de
DAMA DMBOK versión 2 [10], teniendo en cuenta sus orientaciones y requisitos
básicos para integrarlos en la guía práctica para el desarrollo ágil de las
aplicaciones basadas en procesos como servicio (BPMaaS, por su siglas en
inglés) objeto de este proyecto.
El planteamiento de este proyecto nace de la necesidad de
abordar la actuación II.1 del PATD-2 [1]: “Definir
una Metodología para la identificación, modelado, mejora y optimización de los
procesos”. Se fundamenta en los estándares, buenas prácticas, normas y
trabajos de investigación similares existentes en el estado del arte; en las
competencias adquiridas durante la realización del máster universitario en
Dirección TIC para la Defensa por la Universidad de Vigo (máster DIRETIC) [11]
y en la experiencia profesional y laboral
del autor en relación con este tema durante los últimos cinco años.
Por último se repasan los trabajos realizados y los
resultados obtenidos del estado del arte para validar y probar que tanto el
objetivo general como los objetivos específicos se han alcanzado.
3. Conclusiones
A modo de conclusión, se puede afirmar que se ha alcanzado
el objetivo general de este proyecto cuyo producto se recoge en el punto 3 de la
memoria, en concreto una guía práctica para el desarrollo ágil de aplicaciones
basadas en procesos como servicio (BPMaaS) en el marco de la transformación
digital del Ministerio de Defensa.
Esta guía práctica permitirá una gestión de la información y
de la tecnología relacionada (I&T) más eficaz y eficiente en las
organizaciones para abordar la gestión del cambio desde un punto de vista de
gobierno corporativo, sin distinguir entre negocio y TI. Información y
tecnología relacionada (I&T) que permita a las organizaciones centrarse en
el conocimiento y ofrecer a través de los datos y la información el combustible
necesario para que en un futuro agentes inteligentes infieran conocimiento sin
necesidad de intervención humana.
Como líneas futuras a este trabajo de fin de máster, se
propone utilizar la guía práctica propuesta en la memoria para desarrollar las
aplicaciones BPMaaS de los procesos internos del CESTIC como proveedor de
servicios único del MDEF, de forma progresiva y conforme a los procesos
relacionados con las dimensiones de servicios CIS/TIC y seguridad del modelo
METRO según procesos definidos en COBIT® 2019 [12].
Agradecimientos
A D. Miguel Ángel Ares Tarrío por su inestimable orientación
y apoyo.
A Miriam y a Raúl, que junto al autor lideraron el grupo de
trabajo encargado de elaborar la segunda parte del Plan de Acción del
Ministerio de Defensa para la Transformación Digital (PATD-2), pilares
fundamentales de la transformación digital del departamento como son los
procesos, los productos de información y los servicios.
A mi esposa Lola y a mi hijo José Luis por su complicidad y
paciencia.
A mis padres por su esfuerzo, apoyo y generosidad en labrar
un camino que hoy es mi vida.
A la Armada Española a la que tanto debo.
Referencias
[1] Ministerio de Defensa de
España, Instrucción 14/2020, de 15 de abril, del Secretario de Estado de
Defensa, por la que se aprueba la segunda parte del Plan de Acción del
Ministerio de Defensa para la Transformación Digital. Instrucción, 2020.
[2] ISACA, Marco de
referencia COBIT® 2019: Introducción y metodología. 2018.
[3] Ministerio de Defensa de
España, Orden DEF/2639/2015, de 3 de diciembre, por la que se establece la
Política de los Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
del Ministerio de Defensa. Orden DEF, 2015, pp. 116486–116499.
[4] Ministerio de Defensa de
España, Instrucción 58/2016, de 28 de octubre, del Secretario de Estado de
Defensa, por la que se aprueba la Arquitectura Global de Sistemas y Tecnologías
de Información y Comunicaciones del Ministerio de Defensa. Instrucción,
2016.
[5] Jefatura del Estado, Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común. Ley,
2015, pp. 1–72.
[6] Jefatura del Estado, Ley
40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Ley,
2015, pp. 1–115.
[7] Ministerio de Defensa de
España, Orden Ministerial 5/2017, de 9 de febrero, por la que se aprueba la
Política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Defensa.
Orden Ministerial, 2017, pp. 1–181.
[8] Ministerio de Defensa de
España, Resolución 420/17058/2018, de 7 de noviembre, de la Secretaría
General Técnica, por la que se da publicidad al Esquema de Metadatos para la
Gestión del Documento Electrónico en el ámbito del Ministerio de Defensa.
Resolución, 2018, pp. 1–213.
[9] Ministerio de Hacienda,
“Guías de aplicación de la política de gestión de documentos electrónicos,”
2015. [Online]. Available:
https://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA DE GESTION DE
DOCUMENTOS MINHAP/GUIAS_PGDE.pdf.
[10] DAMA International Technics, DAMA-DMBOK:
Data Management Body of Knowledge: 2nd Edition, Second Edi. Technics
Publica tions, 2017.
[11] Centro Universitario de la
Defensa en la Escuela Naval Militar de Marín, “Máster Universitario en
Dirección TIC para la Defensa (Máster DIRETIC),” 2019.
https://cud.uvigo.es/index.php?option=com_content&view=article&id=2613&Itemid=322
(accessed Aug. 16, 2020).
[12] ISACA, Marco de Referencia
COBIT® 2019: Objetivos de gobierno y gestión. 2018.
